In 6 stappen je werk goed uitbesteden aan een Virtual Assistant

Slim ondernemen

“Zoek net zo lang tot je een goede klik hebt met een Virtual Assistant.”

Gefeliciteerd! Je bent zover. Je wilt verder groeien en daar hoort ondersteuning bij. Bijvoorbeeld in de vorm van een Virtual Assistant. Maar hoe pak je dat aan en waar vind je een geschikt iemand die ook nog eens bij je past en begrijpt waar je naartoe wil?

Stap 1. Maak een overzicht van uit te besteden taken

Als je zover bent dat je ondersteuning wilt, wil je het waarschijnlijk meteen. En het liefst op een manier dat jij er ook direct vanaf bent. Ik geef je groot gelijk. Maar je zult nog even een hobbel over moeten … Wat voor werk ga je uitbesteden? Wat zijn de meest energievretende taken en waar ben je veel tijd aan kwijt terwijl je die werkzaamheden niet per se zelf hoeft te doen (ook al kun je het best)? Neem hier de tijd voor. Houd gedurende 2 weken bij welke werkzaamheden je energie kosten en je echt kwijt wilt en welke je veel tijd kosten, goed zelf te doen zijn maar niet tot je corebusiness horen. Dan pas heb je een goed overzicht en kun je naar stap 2.

Deel of Tweet
#Uitbesteden? Begin met een goed overzicht van taken die je wilt #delegeren.

Stap 2. Vraag in je netwerk rond

Ik word regelmatig gebeld door potentiële klanten die me vinden via Google. Helemaal niets mis mee, maar waarom zou je niet eens rondvragen in je netwerk? Het vak van Virtual Assistant is enorm rijzende en steeds meer ondernemers maken er gebruik van. En niets fijner dan een VA benaderen in wie een connectie van jou al alle vertrouwen heeft, toch?

Stap 3. Heb zicht op je wensen en je financiële mogelijkheden

Geen enkele VA is hetzelfde. Omdat er steeds meer bij komen, zijn de kwaliteiten en karakters heel divers. Schets vooraf wat voor soort VA je zoekt. Wat voor persoonlijkheid? Waar moet ze goed in zijn? En hoe wil je samenwerken?
Denk ook na over het financiële plaatje. De tarieven voor een VA wisselen nogal. En dat is niet voor niks. De ene ondernemer zoekt een VA die zich beperkt tot het uitvoeren van heldere opdrachten, de andere ondernemer zoekt een VA die veel ervaring heeft en meedenkt. Laat je niet enkel leiden door het uurtarief. Een VA van 35,- met weinig ervaring en kennis kan uiteindelijk duurder uitpakken dan iemand van 60,- met een rugzak vol en enorme snelheid.

Stap 4. Plan een persoonlijk gesprek met een aantal Virtual Assistants

Om te kunnen beoordelen of een VA het werk kan en wil doen dat jij voor ogen hebt en ook nog eens bij je past, is een persoonlijk gesprek van groot belang. Via Skype of telefonisch kun je prima kennismaken met elkaar.

Stap 5. Luister naar je gevoel

Omdat een samenwerking met een VA heel intensief kan zijn, is het belangrijk dat je een klik hebt met elkaar. Het kan natuurlijk zijn dat er een VA is bij wie je een goed gevoel hebt, maar die wellicht wat minder kennis heeft. Als ze bereid is te investeren om dingen te leren, is ze meer waard dan iemand die die kennis wel heeft maar bij wie de klik ontbreekt. Laat je gevoel hierin een belangrijke rol spelen!

Stap 6. Start met een kleine opdracht

Ook al heb je duidelijk welke taken je uit wilt besteden, dan nog is het spannend om die eerste stap te zetten. Ik geef mijn klanten altijd het advies te starten met een kleine opdracht. Iets waar ze al langer tegenaan hikken, maar waarvoor ze niet meteen hun hele hebben en houwen hoeven te delen. Zo kun je kijken hoe de VA de opdracht oppakt en uitvoert. Als het goed bevalt kun je geleidelijk aan steeds meer wegleggen. Valt het juist tegen? Ga dan in gesprek en zoek naar oplossingen. Maar blijf vooral niet te lang tobben. Als het niet werkt, trek de stekker er dan uit en dan vol goede moed op zoek naar een andere VA!

Heb je er vertrouwen in dat je goede ondersteuning vindt? Ik hoor graag van je als je nog aanvullende vragen hebt. 

Ook interessant voor je:

Reactie